La Gestion de Portefeuille de Projets (GPP), développée par le cabinet McKinsey en 1975, est un outil qui optimise la planification, la gestion et la supervision des projets de développement en intégrant tous les éléments. La GPP permet d’utiliser la gestion de portefeuille de projets pour atteindre ses objectifs. 

1. Pourquoi utiliser la gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets est une méthode d’aide à la prise de décision qui permet aux organisations de concevoir, de mettre en œuvre et de gérer leurs projets de manière plus efficace. Elle est largement utilisée dans des secteurs tels que la gestion de projet.

Tout comme une entreprise ou un organisme utilise une gestion de projet, le client peut en définir une pour son projet

Pour un projet, il est essentiel que le client détermine un certain nombre de critères à remplir par le prestataire. Cela permet d’éviter tout désaccord entre les deux parties. Par exemple, le client peut exiger que le prestataire réalise le travail en respectant un cahier des charges préétabli. Cela peut réduire le risque de conflit avec le client de plus de 70 %.

2. Comment mettre en place la gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets est un processus qui permet d’améliorer l’utilisation des ressources, la productivité et le rendement des projets. Cela nécessite la planification et la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets ainsi que d’autres processus pour assurer une cohérence, une transparence et une bonne priorisation des objectifs à atteindre.

Identifier les différents besoins

Lors de la gestion d’un portefeuille de projets, il est important de prendre en compte les besoins spécifiques des clients. Cela permet alors d’assurer que tous les aspects du projet sont gérés. Il est également possible de définir des objectifs de performance, de suivi et de qualité, afin de mesurer l’avancement du projet et s’assurer de sa qualité tout au long du processus.

Définir les objectifs

La définition d’objectifs doit prendre en compte plusieurs facteurs. Tout d’abord, il est nécessaire de définir clairement quelle sera la contribution et comment elle contribuera à atteindre ces objectifs. Il est également important de vérifier que les objectifs permettent d’apporter une contribution efficace et rentable au projet.

Déterminer les priorités

Pour déterminer les priorités, vous devez tout d’abord évaluer le niveau de ressources nécessaires pour chaque projet. Cela vous permet de déterminer si vous avez suffisamment de personnel disponible. Ensuite, vous devez vérifier si vous disposez de suffisamment de temps pour achever chaque projet. 

Définir les délais

Afin de gérer efficacement votre projet, il est important de définir des délais pour chaque tâche. Cela vous aidera à respecter votre planning et à garantir que les travaux seront achevés dans un délai moyen de 2-3 semaines pour chaque tâche.

Définir les ressources

Il est essentiel de déterminer les ressources nécessaires à la gestion d’un portefeuille de projets, tels qu’un budget, une équipe et un temps imparti. Pour ce faire, il est important de définir les différents profils de personnes qui s’occuperont des projets. Ainsi que le temps et les compétences requises pour les mener à bien. Ceci permettra de déterminer quel type de personne recruter.

3. Les avantages de la gestion de portefeuille de projets

La gestion de portefeuille de projets (Project Portfolio Management ou PPM) est un processus qui permet d’assigner des priorités aux projets, d’ordonner leurs priorités et de prioriser les ressources.

Cette méthode aide à identifier les projets les plus pertinents pour atteindre les objectifs stratégiques et à planifier et suivre les dépenses liées aux projets. Pour une entreprise, il est essentiel d’adopter la bonne approche de gestion de portefeuille de projets, ce qui peut augmenter les bénéfices de 15 % à 20 %.

L’efficacité d’un projet est augmentée

L’efficacité d’un projet peut être augmentée grâce à un système de gestion de projet adéquat. Cela offre la possibilité d’identifier les causes d’échec et d’éviter leur récurrence. De plus, un système de gestion de projet efficace permet de s’assurer que les projets sont bien gérés et que les résultats sont obtenus dans les délais et conformes aux attendus.

Un meilleur contrôle des coûts

Lorsque vous gérez votre portefeuille de projets, vous pouvez contrôler de manière plus précise les coûts associés à chaque projet, ce qui vous permet de limiter les dépenses inutiles. En outre, cela vous permet de vous assurer que vous ne dépensez pas plus de 10 à 15 % du budget prévu pour un projet, ce qui vous permet d’éviter tout surcoût.

Une plus grande transparence

L’utilisation d’une gestion de portefeuille de projets permet d’améliorer la transparence des différents projets, ce qui permet de suivre leur évolution avec précision. Cela permet également de déterminer si les ressources et le temps nécessaires sont disponibles pour mener à bien le projet en temps voulu.

Une meilleure utilisation des ressources

Lors de la mise en œuvre d’un projet, il peut être nécessaire de recruter plusieurs professionnels. C’est notamment le cas si vous devez travailler avec des développeurs. Dans ce cas, il peut être bénéfique de recourir à un interlocuteur unique, qui est un professionnel de la gestion de projet. Cela permet également de ne pas avoir à gérer les différents professionnels de manière indépendante.

4. Quelques exemples de gestion de portefeuille de projets

Le suivi des travaux est une étape cruciale de tout projet et est à l’origine de nombreux problèmes. Les retards, les budgets non respectés et les résultats décevants sont fréquents. Ces désagréments peuvent être évités en appliquant de bonnes pratiques de gestion de portefeuille de projets.

Analyse de votre projet et présentation des différents acteurs

Pour mener à bien votre projet, il est essentiel de bien comprendre les objectifs du projet et l’impact des différents acteurs impliqués. Pour ce faire, vous devez analyser les intérêts et les rôles des acteurs et leur influence sur le projet, afin de mieux comprendre comment ils peuvent contribuer à la réussite de votre projet.

Définir des objectifs clairs pour chacun des acteurs

Lorsque vous déterminez vos objectifs, vous devez les spécifier avec précision pour chaque acteur participant. Cela vous permettra de déterminer si vous les atteignez et de savoir si vous devez effectuer un bilan de votre projet. Pour cela, il est essentiel de définir des objectifs spécifiques à atteindre pour chaque acteur participant.

Définir un plan de travail et les délais

Afin de mettre en place un plan de travail efficace, il est important de définir un planning. Ce dernier permet de déterminer les différentes étapes du projet, les tâches à effectuer et les délais associés. Cela permet de créer un planning précis et de s’assurer que toutes les tâches sont bien exécutées dans les temps prévus.

5. La gestion de portefeuille de projets : un outil de pilotage

La gestion de portefeuille de projets permet aux gestionnaires de projet de déterminer les priorités, d’allouer les ressources, de surveiller les coûts, de s’assurer que les délais sont respectés et de fournir des rapports. Cet article examine les avantages et les inconvénients de la gestion de portefeuille de projets et décrit le processus de gestion de portefeuille de projets en 7 étapes.

Une méthode de mesure de la performance

Lors de l’élaboration d’une méthode de mesure de la performance, l’identification des indicateurs permettant de démontrer l’atteinte des objectifs est essentielle. Par exemple, les indicateurs de retour sur investissement sont un bon moyen d’évaluer si vos objectifs ont été atteints.

Conclusion

La gestion de portefeuille de projets est de plus en plus importante, car elle facilite l’élaboration de stratégies de communication et de marketing basées sur les attentes des clients. Elle permet surtout d’utiliser la gestion de portefeuille de projets pour atteindre ses objectifs d’entreprise.