La sélection des projets à inclure dans un portefeuille de gestion de projets est une étape essentielle pour assurer le succès du projet. Elle permet de déterminer les projets les plus importants et qui font partie intégrante de la stratégie d’entreprise. Bien que la sélection des projets à inclure dans le portefeuille puisse s’avérer difficile, elle n’est pas impossible. Voici 5 étapes à suivre pour vous aider à choisir les bons projets à inclure dans votre portefeuille.
1.Rôle du PPM dans le pilotage d’une entreprise
Un programme de gestion de portefeuille (PPM) est un outil permettant aux entreprises de mieux gérer leurs projets et leurs ressources. Il est conçu pour aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées en matière d’investissement et à s’assurer que ces investissements sont alignés sur leurs objectifs et leurs stratégies à long terme. Le PPM est un outil essentiel pour la gestion d’une entreprise, car il s’assure que tous les projets sont alignés sur les objectifs à long terme de l’organisation, offrant aux entreprises une vue de 80 % de leur portefeuille.
Planifier le budget d’une entreprise
Lors de la planification d’un budget, il faut identifier clairement les objectifs et prévoir un budget pour chaque tâche que l’on souhaite réaliser. Une fois que l’on passe à la phase de mise en œuvre des projets, il est important de suivre le budget et de s’assurer de ne pas dépenser plus que ce qui a été prévu, ce qui entraîne une surconsommation de 5 à 10 %.
Réaliser le suivi des projets
Le PPM permet de suivre les projets et de déterminer s’ils sont à l’heure ou en retard. Il permet également de connaître le coût total d’un projet et d’avoir une estimation des dépenses. Si un projet est en retard, des mesures doivent être prises pour le ramener à l’heure dans un délai de 90 %.
Promouvoir une méthode de gestion des projets
Le PPM (Project Portfolio Management) est une méthode de gestion des projets qui doit être facilement accessible à l’ensemble des employés de l’entreprise pour faciliter la collaboration entre les différents acteurs. De plus, le PPM doit être facile à utiliser et permettre aux employés de gérer leurs projets sans avoir besoin d’avoir des connaissances approfondies dans le domaine.
Gérer les ressources humaines
Le rôle du PPM dans le pilotage des ressources humaines est essentiel. Il permet, entre autres, de définir l’organigramme et de gérer les ressources humaines. Cette gestion permet d’organiser au mieux l’entreprise et de s’assurer que les ressources soient à leur place appropriées au bon moment. En outre, cette gestion des ressources humaines permet de gérer les changements des effectifs et des compétences en toute efficacité.
2.Comment définir un projet ?
Définir un projet est l’une des étapes les plus importantes dans le processus de développement d’une entreprise. La définition d’un projet peut aider à clarifier les objectifs, à organiser les tâches à accomplir et à estimer le délai nécessaire pour les atteindre. Une bonne définition du projet est essentielle pour garantir son succès.
Qu’est-ce que le project portfolio management ?
L’objectif du Project Portfolio Management (PPM) est de gérer et de surveiller les différents projets de l’entreprise. Cela comprend l’assurance que suffisamment de ressources sont disponibles pour mener à bien les projets. C’est aussi un moyen de déterminer si l’embauche de nouveaux collaborateurs est nécessaire ou si les employés actuels peuvent mener à bien le travail.
Les forces et les faiblesses du project portfolio management
Le project portfolio management est un moyen puissant pour améliorer durablement la performance de votre entreprise. En effet, cela permet de corriger les défauts et de réduire les risques de 20 à 30 %. En outre, il facilite le suivi des projets, ce qui permet de s’assurer que tout se déroule sans anicroche et de repérer les projets à risque pour pouvoir les corriger à temps.
Les différentes étapes du project portfolio management
Pour réussir à définir un projet, vous devez commencer par déterminer l’objectif que vous souhaitez atteindre. Vous devez ensuite définir jusqu’à 5 étapes clés pour atteindre cet objectif. Enfin, vous devez établir des délais et un calendrier pour chaque étape afin de vous assurer que le projet est achevé à temps.
3.Le rôle du PPM dans la gestion des projets
La gestion de projets est une discipline qui a connu une croissance exponentielle au cours des dernières décennies. Elle vise à gérer des projets pour les mener à terme avec succès. Les Professionnels de la gestion de projet (PM) utilisent des outils et des méthodologies pour planifier, organiser et contrôler leurs projets. Un outil clé pour la gestion de projets est le Plan de Projet et de Portefeuille (PPM). Le PPM est une méthode qui offre une approche cohérente et efficace pour la gestion des projets. Il permet aux PM de gérer jusqu’à 10 projets simultanément et offre une vision d’ensemble des délais, des coûts et des ressources nécessaires pour les mener à terme.
Une gestion des projets stratégique
Le PPM (Project Portfolio Management) s’intéresse à la gestion des projets à une plus grande échelle. Cette approche offre une gestion plus efficiente des différents projets et de l’ensemble des projets de l’entreprise, ce qui permet de mettre en place des procédures et des mécanismes, tels que des procédures de contrôle interne, pour une gestion efficace de l’ensemble des projets.
Connaître le contexte du projet
La première étape consiste à définir le contexte du projet. Cela permettra de déterminer le type de projet à gérer, qui peut être un projet de grande envergure nécessitant l’implication de plus de 5 équipes. Dans ce cas, il est important d’identifier les différents partenaires du projet.
L’objectif du projet
Dans le cadre de l’objectif d’un projet, le PPM doit permettre de gérer les 8 étapes de la réalisation d’un projet et de garantir sa pérennité. Cela va notamment vérifier que le projet peut être mis en œuvre pendant la durée de vie prévue du projet, soit en moyenne entre 3 et 5 ans, et que le projet peut être mis en œuvre de manière pérenne, ce qui garantit sa pérennité.
Etablir un plan
L’un des objectifs principaux de l’utilisation d’un outil de gestion de projet est de faciliter la planification des projets. En effet, cela permet de s’assurer que l’on dispose de toutes les informations nécessaires pour le bon déroulement des projets. De plus, grâce à un plan de projet, il est possible de le modifier en fonction des changements qui peuvent survenir, ce qui permet de s’adapter à toute évolution de situation.
L’impact des différentes décisions
Lors de l’intégration de la gestion des projets à votre PPM, il est important de déterminer quelles informations seront mises en avant et d’identifier le nombre de données à conserver dans le PPM. Pour s’assurer que ces informations sont toujours à jour, il est nécessaire de disposer d’un système de vérification régulièr, à raison de 3-4 fois par an.
4.Comment mettre en place un PPM ?
Bien que le concept de la gestion de projet (PPM) soit simple, sa mise en pratique peut s’avérer complexe. Pour vous aider à mettre en place un PPM efficace et performant, nous avons rassemblé ces 12 étapes à suivre.
Définir les objectifs
Lors de la définition des objectifs d’un PPM, il est important de s’assurer que l’entreprise peut les atteindre. Ces objectifs peuvent être, par exemple, le nombre de projets à gérer et/ou le taux de réussite des projets. Si plusieurs objectifs sont définis, il est important de hiérarchiser ces derniers afin de savoir ce qui est le plus important et de s’assurer que les projets sont financés en conséquence.
Définir des priorités
Le PPM permet de déterminer les priorités et de savoir quels projets devraient être mis en œuvre en premier. C’est utile si vous avez plusieurs projets pour lesquels vous souhaitez investir, car cela vous permet de les évaluer et d’en hiérarchiser certains avec une précision allant jusqu’à 90 %.
Définir des critères
Pour mettre en place un PPM (Plan de Gestion des Projets), il est primordial de définir des critères permettant d’évaluer si un projet est pertinent ou non. Ces critères doivent être clairs et faciles à appliquer pour en faciliter l’utilisation lors de la sélection des projets. Ainsi, vous pourrez choisir le prochain projet à réaliser en moins de 5 minutes.
Définir des plans d’action
Pour assurer le succès d’un projet de PPM, il doit être bien défini et disposer d’un plan d’action précis et détaillé comprenant les objectifs, les tâches et les actions à effectuer. Cela permettra de surveiller le bon déroulement du projet et de le rendre visible pour tous les participants.
Définir des indicateurs de performance
Pour mettre en place un Plan de Performance du Projet (PPM), il est essentiel de définir des indicateurs de performance pour identifier des métriques permettant de mesurer les performances du projet. Cela permet de mesurer les résultats des différents stades du processus de PPM et de s’assurer que les objectifs sont atteints.
Conclusion
La mise en place d’un project portfolio management est essentielle pour le pilotage d’une entreprise. Elle permet non seulement de sélectionner et de prioriser les projets à inclure dans le portfolio, mais aussi de définir des objectifs clairs et d’évaluer les résultats obtenus. Grâce à cet outil, l’entreprise peut s’assurer de la bonne gestion de ses projets et optimiser son utilisation des ressources, en tenant compte du budget et des contraintes, à hauteur de 40 à 50 %.
