Le terme « Project Portfolio Management » (ou PPM, en anglais) désigne le processus de planification et de gestion des projets d’une entreprise. Comment les outils project portfolio management améliore la visibilité aujourd’hui dans les entreprises.
Le PPM permet de définir la stratégie de projet, de déterminer les besoins et d’organiser les projets en fonction de leur importance, afin d’atteindre les objectifs fixés.
Il s’agit d’une méthode qui analyse la situation actuelle, le résultat souhaité et les actions à mener, en se basant sur les 8 étapes du processus PPM.
1. Le PMO comme outil de pilotage
Dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue, le PMO est de plus en plus utilisé comme outil de pilotage. En effet, plus de 80 % des PMO sont axés sur l’amélioration continue et la gestion de projet se situe à la jonction de l’amélioration continue et de l’amélioration organisationnelle.
Ainsi, le PMO peut contribuer spécifiquement à l’amélioration continue et à l’amélioration organisationnelle. Afin de mieux comprendre le rôle du PMO, nous vous proposons de le découvrir.
Le PMO comme outil de pilotage de projets
Lorsque vous faites appel au PMO pour gérer vos projets, il est important de bien évaluer le projet que vous lui confiez. Cela permet de s’assurer que le PMO dispose de toutes les ressources nécessaires pour mener à bien le projet.
De plus, cette évaluation peut aider à identifier et à anticiper les éventuels défis qui pourraient se présenter et à y répondre adéquatement.
La structure du PMO
La structure du PMO peut être organisée en 4 services différents pour une meilleure visibilité et une plus grande efficacité. Ces services comprennent la gestion de projet, la gestion des risques, la gestion de la qualité et la gestion de la documentation. Cela facilite également la communication entre les différents employés.
La gouvernance du PMO
Pour être efficace, le PMO doit être gouverné. Il est donc nécessaire de définir des règles qui régissent son fonctionnement afin de s’assurer que le PMO est utilisé correctement et qu’on puisse lui faire confiance. Il est également important de définir des règles concernant les tâches et la gestion des projets, ce qui permet d’éviter les conflits d’intérêts et d’autres problèmes.
2. Le PMO comme outil de gestion de projet
Le PMO (Project Management Office en anglais) est une entité administrative qui vise à administrer, coordonner et superviser les projets d’une entreprise. Il est également appelé service de gestion de projet. Son but est d’améliorer et d’assurer la fiabilité des outils et des projets d’une organisation. Ce poste a été créé par les grandes entreprises, mais peut aussi être utilisé par les petites et moyennes entreprises pour gérer plus efficacement leurs projets, avec une augmentation de la productivité de 20 à 30%.
En quoi le PMO est-il un outil de gestion de projet ?
Le PMO est un outil de gestion de projet visant à réduire le risque d’échec d’un projet, un des objectifs principaux. Il permet notamment de déterminer la valeur de chaque projet et de l’intégrer dans un portefeuille de projets, ainsi que de gérer les ressources. Avec un PMO, le taux de succès des projets peut être augmenté jusqu’à 40 %.
Le PMO permet d’optimiser les ressources et de planifier les projets
L’optimisation des ressources est cruciale pour le PMO. Il s’agit de s’assurer que les ressources nécessaires, en termes de quantité et de qualité, soient disponibles pour mener à bien le projet. Des simulations peuvent être effectuées pour déterminer le nombre de personnes requises, leurs compétences et le temps de travail nécessaire.
Ces simulations permettent de planifier plus efficacement les projets, ce qui permet de mieux gérer les ressources et de réduire les coûts de plus de 10 %.
Le PMO permet de contrôler et de coordonner l’ensemble des projets
Le PMO permet de contrôler et de coordonner l’ensemble des projets, assurant ainsi leur respect des plannings et leur coordination afin d’éviter les conflits d’usage.
De plus, il contrôle le niveau de risque de chaque projet, ce qui est essentiel pour les projets de longue durée allant jusqu’à 12 mois ou plus.
Le PMO permet de suivre l’avancement des projets
Le PMO permet d’évaluer le progrès des projets à tout moment. Cela peut être utile dans le cas où un projet est reporté entièrement ou partiellement. Cela peut également être pratique pour identifier les projets qui ont des retards ou des dépassements de budget. Il est également possible de suivre l’avancement des projets en fonction de différents critères, tels que le nombre de tâches, le temps passé sur chaque tâche et le budget alloué à chaque projet.
3. Le PMO comme outil de pilotage de la qualité
Les pratiques de management de la qualité (PMQ) sont développées pour améliorer la qualité des produits et services. Elles aident à identifier les problèmes dans les processus de production et fournissent des moyens et des solutions pour les améliorer. Un PMO (Poste de Management de la Qualité) est un système intégré de gestion qui favorise une culture de la qualité. Il définit des objectifs, des priorités et des mesures pour le management, le contrôle, le soutien, le développement et la gestion, qui doivent être respectés.
Vérification de la compétence des ressources
Pour s’assurer que les ressources sont bien compétentes, il est nécessaire de procéder à des vérifications régulières. Cela permet de garantir que les ressources disposent des compétences requises. Par exemple, vous pouvez demander à ce qu’elles passent un test sur le logiciel de PMO ou même un test de connaissance du projet. Des vérifications périodiques peuvent également être effectuées pour vérifier si les ressources ont suivi des formations ou actualisé leurs compétences.
Étendre l’utilisation de la qualité de service
Afin de garantir que la qualité de service ne soit pas seulement appliquée lors du déploiement d’un projet, vous pouvez l’utiliser également pour votre gestion de projet. Cela vous permet de vous assurer que tous les projets que vous gérez sont conformes aux mêmes standards, qu’il s’agisse de la qualité de service ou de la gestion de projet. Cela implique que plusieurs projets ne seront pas gérés de manière différente, ce qui réduit considérablement l’efficacité et les coûts de gestion jusqu’à 50 %.
Les processus de vérification de la qualité
Lors de l’établissement d’un PMO, il est essentiel de vérifier que les processus de qualité soient mis en place. Cela permet d’atteindre des niveaux de qualité plus élevés et d’éviter des retards dans les projets. En outre, cela garantit que les résultats obtenus sont conformes aux attentes. Si les résultats sont hors de vos attentes, vous pouvez y remédier immédiatement.
Conclusion
Le PMO est une méthode de gestion de projet et de pilotage pouvant être utilisée par tous les managers travaillant sur des projets. Certains le définissent comme un outil permettant d’améliorer la visibilité. Cette méthode permet de fournir une vue d’ensemble des activités, des délais et des indicateurs clés au management, ce qui permet de réduire les risques de conflits de 80 %.
