Un portfolio de projets est une méthode qui vous permet de suivre les activités de votre entreprise. Il aide à définir et à atteindre vos objectifs stratégiques. Il peut aussi vous permettre d’identifier les dépenses et les investissements nécessaires pour atteindre vos objectifs.
Dans cet article, nous vous proposons d’évaluer vos stratégies de gestion de projets en identifiant les 5 erreurs courantes en Project Portfolio Management et comment les éviter.
1. Les erreurs courantes en matière de project portfolio management
Vous êtes en train d’établir un project de Portfolio Management ? Ou vous êtes déjà impliqué dans un projet de PMO ? Dans les deux cas, vous devez absolument lire cet article.
Ne pas intégrer les objectifs des différents projets
Lorsque vous réalisez un projet de Project Portfolio Management, il est important de vous assurer que vous prenez en compte les objectifs de chaque projet. Cela vous permettra de vous assurer que vous ne risquez pas de lier les différents projets entre eux.
Cela vous permettra également de vous assurer que vous ne risquez pas de commettre des erreurs dans vos calculs. Il vous suffit alors de vous assurer que vous prenez en compte tous les objectifs, et tout se passera bien.
Ne pas intégrer les éléments de la stratégie de l’organisation
L’une des erreurs les plus communes que vous devez éviter en matière de project portfolio management est de ne pas intégrer les éléments de la stratégie de votre organisation. Cela peut notamment vous permettre de bien comprendre les raisons pour lesquelles vous devez mettre en place un tel processus.
En effet, vous devez notamment prendre en compte les différentes priorités de votre organisation. Cela vous permettra ainsi de savoir quels projets doivent être priorisés.
Ne pas intégrer les éléments concernant la politique de l’organisation
Lors du projet de création de votre PPM, vous devez aussi prendre en compte les politiques de votre organisation. Cela vous permettra de définir les différents éléments qui peuvent affecter votre projet. Cela peut vous permettre d’éviter de nombreuses dérives, comme de ne pas prendre en compte le fait que votre projet soit en conformité avec la politique de votre entreprise.
Ne pas intégrer les éléments concernant les différents projets
Lors de l’élaboration du projet de portfolio management, vous devez prendre en compte tous les projets que vous gérez. C’est notamment le cas pour les projets en cours. Vous devez notamment vous assurer que ces derniers sont parfaitement intégrés dans le portfolio management. Cela vous permettra de mieux les gérer.
Ne pas intégrer les éléments concernant le secteur d’activité
Lorsque vous travaillez sur un projet, vous devez vous assurer que le secteur d’activité, les clients et les fournisseurs sont bien pris en compte. Si vous ne faites pas cela, vous risquez de ne pas pouvoir répondre à leurs besoins. Vous devez donc vous assurer de prendre en compte ces éléments.
Ne pas intégrer les éléments concernant la structure de l’organisation
Lorsque vous intégrez votre projet dans votre portfolio, vous devez aussi intégrer les éléments concernant votre organisation. Cela vous permettra de mieux comprendre quels sont les impacts de votre projet sur votre organisation. Un exemple peut être d’intégrer les différents postes de votre organisation que vous allez engager sur le projet, mais aussi les postes que vous allez supprimer. Cela peut vous permettre de mieux évaluer le vrai impact de votre projet sur votre organisation.
Ne pas intégrer les informations concernant l’équipe de projet
L’une des erreurs courantes en matière de project portfolio management est de ne pas intégrer les différentes informations concernant l’équipe de projet. Cela peut notamment concerner le nombre d’employés, leur profil, leur niveau de compétence, etc.
Toutes ces informations peuvent vous permettre de mieux comprendre les différents besoins de votre équipe de projet. Cela vous permettra de mieux gérer le projet, mais également de mieux le faire avancer.
Ne pas intégrer les informations concernant le partenaire en charge du projet
Pour garantir que toutes les informations concernant le partenaire soient bien présentes, vous devez prendre en compte le fait que les informations concernant le partenaire sont intégré dans votre projet. Cela vous permettra de vous assurer que vous ne vous trompez pas d’interlocuteur et que toutes les informations sont bien mises à jour.
Ne pas intégrer les informations concernant le budget du projet
Un des principaux problèmes que vous pouvez rencontrer lorsque vous travaillez sur un projet de project portfolio management est de ne pas intégrer les informations concernant votre budget.
Il est en effet important que vous sachiez exactement combien d’argent vous pouvez dépenser. Cela vous permet ainsi d’établir un budget précis et de le respecter. Vous devez ainsi vous assurer que vous respectez votre budget et que vous ne dépassez pas ce dernier.
2. Le project portfolio management, un outil pour mieux gérer les projets
Le project portfolio management, ou PPM, est un système permettant de créer une vision d’ensemble des projets de l’entreprise et de mettre en lumière les priorités et les risques associés. La gestion des projets est un aspect crucial dans toute entreprise.
Lorsque les projets se réalisent, ils peuvent augmenter la productivité et l’efficacité de votre équipe. Ils peuvent aussi dégager des bénéfices financiers importants. Une mauvaise gestion des projets, au contraire, peut conduire à des retards, à des pertes financières et à une perte d’image.
Choisissez des priorités
Pour choisir des priorités, il vous faut commencer par définir les objectifs de chacun de vos projets. C’est ainsi que vous pourrez déterminer quels projets sont les plus importants.
Cela vous permettra également de déterminer quels projets peuvent être mis en attente si vous ne disposez pas de ressources suffisantes.
Réduisez le nombre de projets en cours
Lorsque vous utilisez le project portfolio management, vous devez veiller à ne pas avoir trop de projets en cours. Cela vous permettra de mieux gérer ces projets et de les avoir tous terminés à l’heure.
Dans le cas contraire, vous pouvez avoir des retards dans le travail et des projets qui ne sont pas terminés à l’heure. Dans ce cas, vous risquez de perdre de l’argent.
3. Les erreurs à ne pas commettre lors du project portfolio management
Il est important d’avoir la main sur les projets. Vous devez en contrôler le budget et le déroulement, vous assurer que l’équipe travaille de manière efficace et éviter les pertes de temps et les bugs.
L’une des façons les plus couramment utilisées pour gérer le portefeuille de projets est le project portfolio management (PMO). Voici quelques erreurs à ne pas commettre lors du PMO.
Ne pas allouer suffisamment de temps pour bien choisir les projets sur lesquels l’entreprise va engager des investissements
Pour que votre projet de project portfolio management soit le plus efficace possible, vous devez bien choisir les projets que vous allez y inclure. Pour cela, vous devez consacrer suffisamment de temps à cette étape.
Vous devez notamment vous assurer que vous disposez de suffisamment d’informations sur le projet. Cela vous permet de déterminer si vous pouvez vous permettre de l’intégrer à votre projet.
Ne pas s’assurer que les différents projets sont bien coordonnés
Lors du projet de management de votre portefeuille de projets, vous devez veiller à ce que tous les projets soient bien coordonnés. Cela vous permet notamment de vous assurer qu’ils ne soient pas en conflit les uns avec les autres. Cela vous permet aussi de vous assurer que vous ne réalisez pas deux projets qui vont vous demander une même ressource ou un même matériel.
Ne pas s’assurer que le projet a une perspective de retour sur investissement intéressante
Lorsque vous déterminez le retour sur investissement d’un projet, vous devez vous assurer que vous ne négligez pas son impact sur le chiffre d’affaires de votre entreprise. Cela peut également être important si vous souhaitez que votre projet soit financé par un tiers.
Ne pas se donner les moyens de faire face à des problèmes de budget
Lorsque vous travaillez sur un projet, vous devez vous assurer que vous avez les moyens financiers pour faire face à des problèmes de budget. En effet, si vous manquez de moyens, vous pouvez ne pas être en mesure de gérer de différents imprévus. Cela peut vous pousser à ne pas pouvoir terminer le projet dans les temps.
Ne pas définir clairement les objectifs du projet
Lors de l’élaboration d’un projet, vous devez vous assurer que vous avez clairement défini vos objectifs. Il est important que vous sachiez très bien ce que vous voulez faire et pourquoi vous le voulez. Cela vous permettra de bien définir votre projet et de vous assurer que vous atteignez vos objectifs. Cela vous permettra également de mieux appréhender votre projet et de ne pas risquer de faire échouer celui-ci.
Ne pas s’assurer que les différents services impliqués dans le projet sont bien coordonnés
Pour que votre projet soit un succès, vous devez vous assurer que toutes les personnes impliquées sont bien coordonnées. Cela vous permettra de réduire les risques de dysfonctionnement au sein du projet. Cela vous permettra également de vous assurer que vous disposez de toutes les informations nécessaires. Cela vous permettra de ne pas vous retrouver avec un projet qui a des lacunes.
4. Les meilleures pratiques du project portfolio management
Lorsque l’on parle d’approche project portfolio management (PPM), on pense souvent à une approche plus générale du management de projet qui est appliquée à plusieurs projets. Un tel point de vue n’est pas faux, mais il ne rend pas justice à la complexité de ce sujet.
Il existe beaucoup d’approches différentes et complémentaires qui peuvent être appliquées, et elles sont toutes étroitement liées les unes aux autres. En fait, ce qui en fait leur force, c’est qu’elles sont toutes indissociables les unes des autres.
Une liste des projets prioritaires
Lorsque vous travaillez sur un projet d’importance, vous devez vous assurer qu’il soit prioritaire. Cela implique de choisir la bonne hiérarchie de projets.
Vous devez ainsi vous assurer que vous avez une liste de priorité, que vous pouvez utiliser pour vous assurer que les projets qui sont priorisés sont aussi les plus importants.
Un plan d’action pour définir les projets à exclure
Lorsque vous définissez les projets à exclure, vous devez également définir la méthode à utiliser. Cela vous permettra de ne pas avoir à répéter la même procédure lorsqu’un nouveau projet doit être exclu. Si vous souhaitez exclure un projet, vous devez vous assurer de pouvoir le faire de manière claire et facile à comprendre. Cela vous permettra d’éviter les contestations.
Des dépenses plus limitées
Avec le project portfolio management, vous pouvez également réduire les dépenses. Cela est d’autant plus important lorsque vous travaillez sur un projet important. Vous pouvez ainsi éviter de devoir consacrer trop d’argent à ce projet. Cela vous permet de dégager des ressources pour d’autres projets. Cependant, le project portfolio management vous permet également de consacrer plus de ressources à certains projets. Vous pouvez ainsi les mieux traiter et les améliorer.
Conclusion
Mettre en place un système de gérance de projets efficace et rentable n’est pas toujours chose facile. Il existe pourtant certaines règles à suivre pour éviter les malentendus, les dépassements de coûts et les mauvaises décisions au cours des différentes étapes du processus.
Il est donc essentiel de pouvoir s’appuyer sur des professionnels et experts du domaine à chaque étape. En effet, ce sont eux qui vont savoir prendre les bonnes décisions lorsqu’une difficulté se dessine ou qu’une opportunité se présente. De plus, ils vous aideront à être effectif tout en restant rentable.
