Les entreprises à la recherche d’une solution de gestion de portefeuille de projet (PPM) peuvent être dépassées par le nombre de solutions disponibles. Afin de déterminer la solution PPM qui convient le mieux à votre entreprise, ce guide détaille les principaux critères à prendre en compte et fournit des conseils sur la façon de procéder à l’évaluation des solutions, ainsi que des informations sur les 5 étapes à suivre pour trouver la solution PPM parfaite.
1. Pourquoi la gestion de portefeuille de projet est-elle difficile ?
La gestion de portefeuille de projet constitue l’un des plus grands défis auxquels les gestionnaires de projet sont confrontés. Elle nécessite la coordination, le suivi et le contrôle de plusieurs projets simultanément, qu’ils soient de petite ou grande envergure, comportant des équipes et des budgets distincts. Il est ardu de trouver un équilibre entre ces variables pour la réussite des projets. Les principales difficultés rencontrées lors de la gestion d’un portefeuille de projet comprennent généralement la coordination des échéances, le maintien d’un budget limité et le respect des délais.
C’est une réalisation de projet
La gestion de projet est complexe, car elle nécessite de gérer simultanément plusieurs projets. Il est donc important de s’assurer que l’on dispose des ressources et des effectifs nécessaires pour traiter l’ensemble des projets. Cela implique également de veiller à ne pas trop se disperser pour éviter d’être submergé par le volume de travail.
Les différences entre les projets
L’une des principales différences entre un projet et un produit est que le projet peut prendre plus de temps à se développer. Vous devez donc être en mesure de gérer les différences entre les différents éléments de votre portefeuille. De plus, l’évolution de votre portefeuille peut être plus significative si vous travaillez sur un projet, car ce dernier peut être plus complexe et nécessiter des modifications.
Des compétences particulières pour gérer des projets
Pour gérer efficacement un portefeuille de produits, il est essentiel d’avoir des compétences spécifiques. En effet, vous devez avoir une bonne connaissance de tous les produits de votre entreprise, afin de pouvoir répondre à différents types de situations et créer un lien entre les produits et leur service, ce qui est essentiel à hauteur de 90% du temps.
Des processus variés et parfois complexes
L’un des principaux défis à relever lors de la gestion d’un portefeuille de projet est le manque de standardisation des processus, qu’ils soient internes ou externes. En effet, les processus peuvent varier considérablement entre les différentes organisations et peuvent entraîner des retards dans l’exécution des projets et des coûts supplémentaires pouvant atteindre jusqu’à 15 % du budget du projet.
2. Les différents types de portefeuilles de projet
Les portefeuilles de projet sont des outils indispensables pour gérer et hiérarchiser plusieurs projets simultanément. Ils permettent aux gestionnaires de projet d’avoir une meilleure compréhension des exigences et des enjeux de chaque projet, de prendre des décisions éclairées et de s’assurer que leurs efforts sont alignés avec la stratégie globale de l’organisation. Il existe 5 types de portefeuilles avec des caractéristiques spécifiques qui peuvent répondre aux besoins des entreprises. Dans cet article, nous allons vous présenter les différents types de portefeuilles et leurs avantages.
Le portefeuille d’une seule offre
Lorsque vous prévoyez de construire un portefeuille d’offres, il est impératif de définir clairement les différentes offres que vous proposez à vos clients. Ceci vous aidera à les clarifier et à vous assurer que vos clients comprennent leur valeur et leurs avantages. Vous devez donc d’abord déterminer le type de produit que vous souhaitez proposer, que ce soit un produit à vendre directement par vos clients ou un service que vous fournissez.
Le portefeuille d’offres de produits complémentaires
La plupart des portefeuilles de projet comprennent des offres complémentaires, telles que des offres d’assurance, de conseil ou d’autres produits. Cependant, il est important de ne pas inclure plus de 2-3 produits dans chaque catégorie afin d’éviter de proposer plusieurs produits d’assurance, de conseil ou de services.
Le portefeuille d’offres de produits complémentaires et de services
L’ajout d’un portefeuille varié de produits et services peut être très avantageux pour augmenter les ventes. Par exemple, proposer des services complémentaires à vos produits peut faciliter l’attraction des clients et garantir leur retour régulier.
Le portefeuille d’offres de produits complémentaires et de services avec une offre de formation
Un portefeuille varié d’offres de produits et de services ainsi qu’une offre de formation sont essentiels pour soutenir la croissance de votre entreprise. Cela vous donne la possibilité d’offrir divers produits et services à vos clients. De plus, cela permet de toucher un plus grand nombre de clients et d’offrir une gamme plus variée de produits et services.
3. Les solutions de gestion de portefeuille de projet
Les solutions de gestion de portefeuille de projet sont essentielles pour une entreprise qui gère simultanément plus de 5 projets. Ces solutions permettent aux entreprises d’identifier, de hiérarchiser et d’affecter les ressources nécessaires aux projets selon leur importance. De plus, elles aident à optimiser les processus pour réduire les coûts et à gérer de manière efficace les risques et les dépassements de budget. Une solution de gestion de portefeuille de projet peut également fournir des informations précieuses sur l’état des projets et leur progression, ce qui permet de prendre des décisions stratégiques avec une précision de plus de 90 %.
Élaborez votre propre portefeuille de produits
Afin de faciliter le travail, vous devez élaborer un portefeuille de produits clairement défini qui soit compréhensible par tous les membres de l’équipe. Ceci vous aidera à vous assurer que tous sont d’accord sur les produits proposés et que personne ne commette d’erreur. De plus, cela facilitera considérablement les échanges entre les différents acteurs impliqués.
Effectuez votre propre évaluation des risques
Pour réussir votre évaluation des risques, vous devez vous souvenir que vous êtes le seul à pouvoir le faire, car seuls vous connaissez tous les paramètres de votre projet. Par conséquent, vous devez vous demander si vous pouvez vous permettre de prendre un risque et, si non, si vous pouvez l’éviter.
Listez les membres de votre équipe de projet
Pour pouvoir gérer efficacement votre portefeuille de projet, vous devez connaître les membres de votre équipe à votre disposition. Cela vous aidera à mieux gérer les différents projets. Cela vous permettra aussi d’identifier les membres les plus efficaces et de faciliter les échanges et la collaboration. Vous devez donc noter tous les membres de votre équipe et leur attribuer une tâche spécifique à chacun, afin d’optimiser leur travail.
4. Les meilleures pratiques pour la gestion de portefeuille de projet
La gestion de projet est un domaine dynamique nécessitant une approche stratégique et des méthodologies solides pour assurer le succès. La gestion de portefeuille de projet est un élément indispensable à cette stratégie, permettant d’avoir une vue d’ensemble des projets en cours, des objectifs à atteindre et des ressources disponibles. Elle aide à prendre des décisions informées et à optimiser le plan de travail pour obtenir les meilleurs résultats. Dans cet article, nous allons vous montrer les meilleures pratiques pour la gestion de portefeuille de projet, à travers 8 étapes clés.
Les produits les plus rentables sont les produits qui sont en lien avec les besoins du client
Lors de la définition d’un portefeuille de produits, il est important de prendre en compte les besoins des clients. Les produits les plus rentables sont ceux qui sont en adéquation avec ces besoins. Par exemple, lorsque vous travaillez avec une entreprise, vous pouvez lui proposer des services de marketing. Cela permet d’adapter vos produits aux besoins spécifiques de l’entreprise et d’obtenir un retour sur investissement plus élevé (jusqu’à 30 %).
Définir la durée de vie du produit
Dans le cas d’une durée de vie limitée, il est essentiel de mettre en place un plan d’amélioration. Ce plan vous permettra de faire évoluer votre produit à mesure que le temps passe, notamment pour améliorer ses caractéristiques et réduire son coût de production. Ce plan peut aussi vous assurer que votre produit sera toujours utilisable pendant sa phase de production.
Une fois le produit validé, définir une planification de production
Afin de définir une planification de production, il est essentiel de déterminer la quantité de produits à produire. Cela permet de définir la durée de production du produit, ainsi que la quantité de produits à produire pendant cette période, donnant une vue d’ensemble de la production.
Créer une stratégie marketing
Une stratégie marketing permet de concevoir des campagnes promotionnelles visant à augmenter la notoriété du produit, à générer du trafic et à augmenter la mémorisation des clients. Elle permet également d’assurer que vos clients connaissent votre entreprise et à démontrer que vous êtes une entreprise qui prend en compte ses clients et s’inquiète de sa réputation, ce qui peut augmenter le taux de conversion de 15 à 20 %.
Conclusion
La gestion de portefeuille de projet peut augmenter considérablement la valeur ajoutée à votre entreprise et vous aider à atteindre vos objectifs. Toutefois, elle peut être complexe à gérer sans l’utilisation d’un logiciel approprié. Les solutions de gestion de portefeuille de projet offrent des outils et fonctionnalités conçus pour simplifier et améliorer le processus et les pratiques d’un projet. Choisissez celui qui correspond le mieux à vos exigences et qui est facile à utiliser et à intégrer à votre système existant.
