Un portefeuille de projets est un ensemble d’initiatives que votre organisation tente de réaliser à l’intérieur d’un délai et avec des ressources limitées. En tant que responsable de projet, vous êtes responsable d’un projet et vous maitrisez son suivi.
Vous êtes la personne responsable de sa réalisation et de son succès. Dans la pratique, il est fréquent que votre portefeuille de projets soit géré par une équipe projet. Mais comment impliquer les parties prenantes dans la gestion de projets.
1. Impliquer les parties prenantes dans la gestion de projets
La gestion du portefeuille de projets est l’un des facteurs clés de succès d’une organisation.
La gestion de projet est réalisée avec l’aide des parties prenantes
Lorsque vous devez gérer un projet, vous devez vous assurer que la gestion de celui-ci soit réalisée avec l’aide des parties prenantes. Cela vous permet de vous assurer de leur implication dans le projet.
En mettant en place des réunions régulières, vous pouvez aussi régulièrement vérifier que tout se passe bien.
Après la mise en place du projet, les parties prenantes analysent les résultats obtenus
L’analyse des résultats est une étape importante de votre projet, car c’est un moment où vous pouvez évaluer votre travail et savoir si vous avez atteint vos objectifs. C’est aussi le moment où vous pouvez déterminer si vous devez changer votre stratégie de projet ou non.
Toutefois, pour que cette analyse soit réellement utile, il est important que vous soyez en mesure d’évaluer le travail de vos parties prenantes.
Les parties prenantes sont impliquées dans la gestion des projets
L’implication des parties prenantes est un moyen de leur donner leur mot à dire dans la gestion de votre projet. Cela permet notamment de leur permettre de vous aider à mieux comprendre vos besoins. Il est également important de prendre en compte leur avis sur le projet.
En effet, cela permet de vous assurer que toutes les personnes impliquées sont d’accord avec le projet et vous permettent d’éviter tout conflit.
Les parties prenantes participent aux réunions
Lorsque vous organisez une réunion, vous devez tout de même réunir toutes les parties prenantes. Cela vous permet de vous assurer que toutes les informations sont bien diffusées.
Ainsi, vous pouvez par exemple vous assurer que tous les participants comprennent bien l’intérêt de l’action, et qu’ils soient tous d’accord. Cela vous permet d’éviter de nombreuses discussions et d’obtenir des résultats plus rapidement.
2. Les parties prenantes
Dans ce blog, vous aurez l’occasion de découvrir les parties prenantes d’un projet de création d’entreprise. Vous saurez ainsi qui sont ces partenaires, que vous allez retrouver au fil du projet et quelles sont leurs fonctions.
Le sponsor
Le sponsor est la personne ou l’entreprise qui soutient un projet et qui finance celui-ci. C’est également la personne qui prend en charge un projet, mais qui ne finance pas celui-ci.
Un sponsor peut également être un intermédiaire, comme un interlocuteur privilégié. Il peut également s’agir d’un intermédiaire entre le promoteur et les partenaires. Il peut s’agir aussi d’un intermédiaire entre le promoteur et les médias.
Les consultants
Lorsque vous travaillez avec un consultant, il est important de savoir comment il travaille. Cela vous permettra de savoir si vous devez le laisser travailler de la même façon ou non. En outre, vous devez également savoir si vous devez intervenir sur ses propos.
Cela vous permettra de savoir si vous devez le corriger si vous ne pensez pas que ses propos sont exacts. Enfin, vous devez également savoir si vous devez l’aider à faire ses propos.
Les personnes concernées
Lors de la gestion de projet vous devez tenir compte de différentes personnes. Cela vous permettra de conserver un bon équilibre dans votre projet. Vous devez notamment tenir compte de vos partenaires, mais aussi de vos clients. Pour ce faire, il vous faut généralement tenir de réunions de travail, où vous pouvez discuter avec eux.
Vous devez également tenir compte des personnes qui travaillent sous vos ordres. Vous devez également prendre en compte les employés de vos partenaires.
3. Comment impliquer les parties prenantes dans la gestion de votre portefeuille de projets
Les parties prenantes (ou stakeholders, en anglais) sont des intérêts ou des parties qui ont un impact sur le succès d’un projet.
Elles peuvent être l’entreprise, le client, les employés, les fournisseurs, les parties extérieures à l’entreprise (comme les organismes de réglementation), le gouvernement, les médias et les actionnaires.
Il est important de rappeler que chacune des parties prenantes joue un rôle clé dans le succès d’un projet.
Définissez des objectifs de projets clairs
Dans le cadre d’un projet, vous devez avoir des objectifs clairs. Cela vous permet d’évaluer la performance de chacun de vos projets. Cela vous permet également de déterminer si vous avez réussi votre projet.
Vous devez ainsi décider de vos objectifs de projet avant de vous lancer dans le projet. Cela vous permet de vous assurer que tout le monde se concentre sur la même chose.
Définissez des objectifs fixes
Lorsque vous êtes en charge de la gestion de projets, vous devez définir des objectifs clairs pour vous et pour vos parties prenantes. Cela vous permettra de faire face à des situations imprévues.
Cela peut être par exemple de définir une date de fin ou de vous assurer que le projet est réalisé. C’est aussi une manière de vérifier que le projet est bien mené.
4. Comment impliquer les parties prenantes dans la gestion de votre portefeuille de projets ?
L’implication des parties prenantes est un facteur clé de succès de la gestion de projets. Elle est une composante essentielle de la gouvernance de projets et doit être intégrée dans la définition initiale du projet afin que les parties prenantes soient impliquées dans toutes les étapes du projet.
L’implication des parties prenantes est souvent mise de côté dans la phase de lancement des projets, mais les résultats montrent que leur engagement à toutes les étapes permet d’obtenir des performances plus élevées.
Quelles compétences peuvent apporter les différents intervenants dans la gestion des projets ?
Lorsque vous gérez un projet, vous devez vous assurer de comprendre la manière dont les différents intervenants peuvent vous aider à le gérer. C’est notamment le cas lorsqu’il s’agit de la gestion des risques.
Vous devez donc vous intéresser à leurs compétences et savoir les utiliser.
Comment impliquer les parties prenantes dans la gestion des projets ?
L’implication des parties prenantes dans la gestion d’un projet peut être très utile. Cela permet, par exemple, de vérifier que vous respectez bien les standards de la société. Il est aussi possible de vous assurer que vous gérez bien les projets de manière efficace. Cela vous permet d’éviter des erreurs et des retards.
Quels sont les avantages que présente l’exploitation de l’intelligence collective ?
L’intelligence collective vous permet de faire évoluer votre projet en bénéficiant du savoir-faire de vos employés et de vos partenaires. Cela vous permet par exemple de proposer des idées de personnes qui ne travaillent pas dans votre entreprise.
Vous pouvez aussi avoir une meilleure compréhension de votre marché et de vos clients. Ces derniers peuvent ainsi vous proposer des idées, et vous pouvez même leur demander leur avis sur tout ou partie de votre projet.
Conclusion
Le portefeuille de projets est l’un des outils incontournables de la planification de projet. Il s’agit d’un tableau liant les différents projets d’une organisation et leur planification. Il permet d’encadrer les actions du projet, et plus généralement de la direction, en s’assurant qu’il existe un engagement clair auprès des parties prenantes.
Cependant, il est fréquent que les parties prenantes ne soient pas réellement impliquées dans la gestion du portefeuille de projets. Cette implication peut se faire à différents niveaux : organisationnel, technique, financier, ponctuel.
