Les entreprises cherchent constamment des moyens d’améliorer leur efficacité et leur productivité. La gestion numérique des portefeuilles de projets est une solution gagnante pour les organisations qui souhaitent maximiser leurs ressources. Le numérique et le management de portefeuilles de projets permettent aux entreprises de planifier et de mettre en œuvre leurs projets plus efficacement et de manière optimale. Les outils numériques peuvent également aider les entreprises à prendre des décisions plus avisées et à réagir plus rapidement aux changements.
1. Qu’est-ce qu’un portefeuille de projets ?
Un portefeuille de projets est une collection de projets liés qui sont gérés de manière cohérente afin d’accroître leur valeur. Il est une partie intégrante de la gestion des projets et peut être utilisé pour atteindre des objectifs stratégiques. Une entreprise peut utiliser un portefeuille de projets pour gérer jusqu’à 10 ou plus de projets simultanément et pour réduire les risques et les coûts associés à leur exécution. Un portefeuille de projets peut également être mis en œuvre pour consolider la gestion des ressources et améliorer l’efficacité.
Il est constitué des projets en cours
Pour être un bon portefeuille de projets, un projet doit être en cours d’exécution afin de pouvoir l’évaluer efficacement et de suivre son avancement. Cela permet également de déterminer si vous êtes en mesure de mener à bien le projet et de déterminer si les objectifs peuvent être atteints à temps.
Il inclut des informations sur l’état des projets en cours
Un portefeuille de projets est un document contenant des informations détaillées sur les projets actuels. Il permet d’évaluer les progrès et les délais des projets, et en outre, de déterminer si des tâches supplémentaires sont nécessaires pour leur exécution ou si l’on peut se concentrer sur d’autres projets.
Il peut également inclure des news
Dans ce cas, il est recommandé d’inclure une section de nouvelles sur votre site Web. Cela peut être utile pour s’assurer que vos projets sont toujours à jour, en même temps que vous permettre d’inclure des nouvelles importantes. C’est également une bonne méthode pour s’assurer que vos projets sont visibles pour plus de 80% des utilisateurs.
2. Les différents types de portefeuille de projets
Un portefeuille de projets est une collection de projets qui sont gérés et surveillés ensemble afin d’améliorer la stratégie et les finances d’une organisation. Il existe différents types de portefeuilles de projets, classés selon leurs objectifs, leur taille, leur complexité, leur durée, leur coût et le calendrier des projets.
Le portefeuille de projets à court terme
Un portefeuille de projets à court terme permet d’éviter la gestion de projets de longue durée et de conserver une certaine flexibilité en termes de ressources. Cela facilite la gestion des projets et permet une réactivité accrue aux changements. De plus, cela offre une souplesse dans les méthodes de travail et permet d’atteindre des objectifs à court terme en moins de 8 semaines.
Le portefeuille de projets à long terme
En travaillant sur un projet à long terme, vous pouvez gérer jusqu’à 10 projets différents simultanément. Cette approche vous permet également de vous concentrer sur des projets à long terme et de maintenir une qualité élevée, ce qui est essentiel pour le développement de votre entreprise.
Le portefeuille de projets intermédiaire
Pour un portefeuille de projets intermédiaire, il est important de commencer par définir le type de projet à réaliser, comme par exemple une refonte de site internet, la création d’un nouveau logo ou encore la création d’une nouvelle application. Une fois le type de projet défini, il est possible de déterminer le nombre de projets à effectuer sur une période donnée, par exemple sur 12 mois.
3. Le management de portefeuille de projets
Le management de portefeuille de projets est une pratique courante dans le monde des affaires. Il s’agit d’un ensemble de techniques permettant d’organiser et de gérer efficacement un portefeuille de projets et de programmes. Les avantages du management de portefeuille de projets sont considérables et incluent une meilleure planification, une meilleure maîtrise des coûts et une meilleure utilisation des ressources. Les principes fondamentaux du management de portefeuille de projets comprennent la planification stratégique, le suivi des performances, l’allocation des ressources et la gestion des risques, qui peuvent augmenter la rentabilité globale de l’entreprise de 5 à 10%.
Une analyse des facteurs clés
L’une des principales fonctions d’un gestionnaire de portefeuille de projets est d’analyser les principaux facteurs de réussite de chaque projet. Cela lui permet de déterminer si le projet a une chance de réussir, de s’assurer qu’il s’intègre bien à l’entreprise et de programmer tous les aspects du projet. Par exemple, s’il s’agit d’un projet impliquant des investissements importants, le gestionnaire de portefeuille devra analyser les facteurs clés de réussite avant de prendre une décision.
Un lien avec les objectifs de la société
Afin que le portefeuille de projets soit efficace, il doit être aligné avec les objectifs de la société. Cela vous aidera à déterminer si un projet doit être lancé ou non, et si des projets de nouveauté ou de réparation doivent être mis en œuvre.
Un lien avec le plan de projet
Un portefeuille de projets est utile pour permettre à l’équipe de connaître le plan de projet et de planifier les différentes missions plus efficacement. Il est aussi bénéfique pour les différentes parties prenantes du projet, car cela leur permet de comprendre quelles missions sont confiées à l’équipe de projet et quels sont les résultats attendus dans les délais impartis (en moyenne 95 % dans les délais).
Une définition claire et précise
Dans le cas d’un projet de grande envergure, vous devez identifier les tâches et leur importance respective, ainsi que déterminer la quantité de ressources nécessaires à leur exécution. Afin de garantir une définition claire et précise, il est important de concevoir un plan de travail et un planning détaillé.
4. Le pilotage d’un portefeuille de projets
Pour une entreprise, le pilotage d’un portefeuille de projets est une activité primordiale. Cela consiste à gérer un ensemble de projets de manière à obtenir les meilleurs résultats possibles avec des ressources limitées. Il est important de comprendre que le pilotage d’un portefeuille de projets implique non seulement la planification et la mise en œuvre des projets, mais aussi le contrôle et l’évaluation des projets, ainsi que la prise en compte des considérations stratégiques qui peuvent être liées.
Définir le portefeuille de projets
Afin de déterminer quels projets inclure dans un portefeuille, il est nécessaire de définir des critères de sélection. Ces critères peuvent inclure le temps de réalisation, le budget et le retour sur investissement. Cela permet de ne pas avoir un portefeuille de projets trop important et d’éviter les problèmes de gestion.
Déterminer le nombre de projets
Afin de déterminer le nombre de projets à inclure dans votre portefeuille de projets, vous devez vous demander quels projets vous permettront de vous différencier de vos concurrents et d’améliorer votre positionnement. Pour cela, il est nécessaire de définir clairement les objectifs à atteindre, en nombre de 3 à 5.
Déterminer l’ordre de priorité
Pour déterminer l’ordre de priorité des projets, il est nécessaire de d’abord définir leurs objectifs afin de déterminer leur importance. Les objectifs peuvent ensuite être utilisés pour déterminer l’ordre de priorité et identifier les projets les plus importants. La complexité de chaque projet doit également être prise en compte afin de savoir quels projets sont les plus difficiles à réaliser, avec une marge de difficulté allant de 1 à 5.
Définir des critères de choix
Lorsque vous sélectionnez un portefeuille de projets, vous devez établir des critères de sélection précis. Ces critères doivent être constamment gardés en tête lors de votre choix. Si vous choisissez un portefeuille de projets trop large, cela peut entraîner une augmentation du temps de réalisation jusqu’à 30 %, ce qui peut avoir un impact négatif lorsque vous devez effectuer plusieurs projets simultanément.
Identifier les projets en cours
Lorsque l’on prend en charge la gestion d’un portefeuille de projets, il est nécessaire d’identifier tous les projets en cours afin de déterminer si l’on a déjà travaillé sur un projet ou non. Dans le cas où l’on s’occupe d’un projet qui n’a pas encore été traité, il est important de fournir le meilleur soutien et de prévoir un budget pour le projet.
Identifier les projets qui se terminent
Une fois un projet terminé, il est important de vérifier si cela peut avoir des conséquences sur un autre projet, par exemple si l’on doit utiliser un même outil ou si l’on doit se baser sur les travaux réalisés antérieurement. Si tel est le cas, il est nécessaire d’identifier le projet concerné et de vérifier que le projet suivant peut s’appuyer sur le travail effectué. Cela peut contribuer à réduire les risques de dérapage et à éviter les retards jusqu’à 75 %.
Identifier les projets en attente
Lors de l’utilisation d’un portefeuille de projets, il est important d’identifier les projets en attente afin de les classer par ordre de priorité et de les examiner. Cela permet également de déterminer si les projets sont toujours pertinents ou non et de s’assurer de ne pas omettre de traiter un projet.
Conclusion
La digitalisation des portefeuilles de projets offre de nombreux avantages. Elle augmente l’efficacité de la planification et du suivi des projets, permet un accès à des informations en temps réel et facilite la prise de décision. De plus, l’utilisation d’un outil numérique peut réduire les coûts et le temps consacrés à la gestion et au pilotage des projets de jusqu’à 30 % et limiter les erreurs et les retards. La mise en place d’un système de gestion de portefeuille de projet numérique est donc un investissement rentable et pratique pour gérer vos projetse
