La gestion de portefeuille de projets est un concept en plein essor dans les entreprises. Il est devenu de plus en plus important pour les entreprises de gérer leurs projets de manière efficace afin d’atteindre leurs objectifs à long terme. Toutefois, pour obtenir des résultats optimaux, une entreprise doit non seulement mettre en œuvre des outils et des processus spécifiques à la gestion de portefeuille de projets, mais également mettre en place une culture d’entreprise qui soutient la gestion de portefeuille de projets. Une telle culture doit être fondée sur 5 principes clés : cohérence, collaboration, transparence, communication et responsabilité.
1.La gestion de portefeuille de projets : un enjeu capital
La gestion de portefeuille de projets est une fonctionnalité essentielle pour la réussite d’une entreprise. Elle aide les entreprises à sélectionner et à gérer les projets qui présentent le meilleur potentiel de retour sur investissement et sont en adéquation avec leurs stratégies. La gestion de portefeuille de projets permet également aux entreprises de définir des objectifs précis et de suivre les progrès des projets à court et à long terme. Une bonne gestion de portefeuille de projets peut aider une entreprise à optimiser son allocation des ressources et à mieux planifier ses activités, augmentant ainsi ses chances de succès de 20 à 30 %.
Un projet doit être un succès
Lorsqu’un projet est inclus dans un portefeuille de projet, c’est le projet dans son ensemble qui doit atteindre ses objectifs. Si vous avez plusieurs projets dans votre portefeuille, vous devez vous assurer que chacun d’entre eux soit un succès. Pour cela, chaque projet doit avoir des objectifs clairs et faciles à identifier, à l’instar des projets individuels.
La gestion de portefeuille de projets permet de prévoir des évolutions
Lorsque votre entreprise travaille sur plusieurs projets simultanément, il est important d’anticiper les changements. Cela vous permet de vous assurer que les projets en cours ne subissent pas de changements significatifs. Cela facilite également la définition d’une stratégie de projet efficace, vous permettant de vous assurer que les changements apportés aux projets sont pris en compte.
Des problèmes peuvent en découler
Lorsqu’il faut gérer plusieurs projets, il est important de s’assurer que chaque projet est géré correctement pour prévenir des problèmes. Cela peut également améliorer le niveau de qualité des projets d’environ 15-20 %.
La gestion de portefeuille de projets permet d’anticiper les désagréments
Lorsque vous gérez un portefeuille de projets, vous devez prendre en compte les risques possibles et vous préparer à y réagir. Par exemple, vous devez être préparé à un éventuel arrêt d’un projet et à ne pas atteindre vos objectifs.
2.Les différents types de portefeuilles de projets et leurs avantages
Les portefeuilles de projets sont une solution efficace pour gérer plusieurs projets simultanément. Ils peuvent aider à prioriser les projets, à identifier les risques et à améliorer leur efficacité. En tout, il existe 5 types de portefeuilles de projets qui peuvent être classés selon leurs objectifs et leur méthodologie d’organisation. Chacun de ces portefeuilles de projets offre des avantages uniques qui peuvent être exploités pour optimiser la gestion des projets.
Définir le contenu du portefeuille de projet
Cette étape permet de définir le contenu du portefeuille de votre projet. Il s’agit de déterminer les différents éléments qui y figureront, tels que la liste des objectifs à atteindre, la méthodologie à suivre et divers autres éléments. Un bon portefeuille de projet doit être complet et contenir toutes les informations pertinentes pour garantir le bon déroulement de votre projet.
Mettre en place un processus qualité
Lorsque l’on met en place un processus qualité dans un portefeuille de projets, il est nécessaire de définir les différents points du processus, ce qui permet de déterminer les étapes clés et les indicateurs à suivre. Ensuite, l’objectif est de se concentrer sur la qualité des produits et services fournis, ce qui garantit que ces derniers sont conformes aux normes et exigences des clients.
Cibler les projets d’une façon adéquate
Lorsqu’on doit cibler des projets, il est important de le faire de la manière la plus efficace possible afin de réduire le temps passé à gérer les projets. Il est donc nécessaire de classer les projets selon leur priorité, ce qui permettra de déterminer facilement quels projets doivent être traités en premier.
Mettre en place une organisation de projet
L’organisation de projet permet une gestion efficace d’un portefeuille de projets en le scindant en plusieurs parties, par exemple pour gérer les diverses étapes d’un projet. Cela facilite la gestion de tous les projets et permet de mieux les comprendre. De cette façon, on peut gérer les projets plus efficacement et s’assurer qu’il n’y ait pas de problèmes jusqu’à 80 % de la fois.
Choisir la structure de projet appropriée
Lorsque vous gérez un portefeuille de projets, il est important de choisir la structure de projet la plus appropriée. Cela vous permet de mieux gérer vos projets et d’améliorer leur coordination. Il faut donc choisir la structure de projet qui répond le mieux à vos besoins, que ce soit une structure simple, comprenant un seul projet, ou une structure complexe, comprenant plus de 5 projets.
Identifier les parties prenantes
Lors de la création d’un portefeuille de projets, il est essentiel d’identifier correctement les différentes parties prenantes. Cela vous aidera, par exemple, à reconnaître les différents acteurs impliqués dans le projet et à déterminer si les différentes parties prenantes ont besoin d’informations supplémentaires.
Suivre l’avancement du projet
Afin de surveiller l’avancement du projet, il est important de disposer de données fiables qui peuvent être utilisées pour comparer les différents projets en cours. Pour cela, il est nécessaire de maintenir à jour le portefeuille de projet pour s’assurer que toutes les étapes sont bien suivies et que les résultats attendus sont atteints.
Développer un plan de projets
L’élaboration d’un plan de projet est une étape essentielle dans la gestion d’un portefeuille de projets. Cela permet de s’assurer que tout se déroule bien et de prévoir les risques pour mettre en place des mesures de prévention. Une planification précise peut réduire le risque de dépassement des coûts et des délais jusqu’à 80 %.
3.Comment créer une culture d’entreprise qui soutient la gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets est essentielle pour le succès d’une entreprise. Dans un monde où les cycles de lancement de produits sont de plus en plus courts et où les clients attendent des résultats rapides, la bonne gestion des projets peut faire la différence entre le succès et l’échec. La clé est d’avoir une culture d’entreprise qui soutient la gestion de portefeuille de projets, c’est-à-dire que tous les employés doivent être conscients des objectifs de l’entreprise et de leur impact sur sa stratégie à long terme, ce qui implique une sensibilisation à hauteur de 80 % ou plus.
Choisissez une approche collaborative
Lors de la conception d’un projet, il est important de considérer les différentes parties prenantes afin de s’assurer que tous sont informés des progrès du projet. Cela implique également que le travail doit se faire en collaboration avec les différents acteurs, pour cela, il est important de connaître leurs rôles et compétences afin de s’assurer que le travail est effectué efficacement et selon les attentes.
Identifiez les champs d’intervention
Lors de la gestion du portefeuille de projets, il est important de connaître les domaines sur lesquels effectuer des actions. Cela permet d’identifier les tâches qui peuvent être effectuées, ainsi que celles qui ne peuvent pas l’être. Par ailleurs, cela permet également de connaître les tâches qui doivent être effectuées en priorité. Cela aide à déterminer si certaines tâches sont prioritaires et si elles doivent être effectuées dans un certain ordre.
Structurez une équipe de projet
L’équipe de projet est le fondement du projet et se charge de mener à bien les différentes étapes du projet. Elle est donc primordiale pour le bon déroulement du projet. Il est donc essentiel de former une équipe de projet à la gestion de projet afin de travailler de manière efficace et de garantir la qualité des projets réalisés.
Assignez les responsabilités
Lorsque vous gérez un portefeuille de projets, il est important de s’assurer que chaque membre de l’équipe soit clairement informé de ses responsabilités afin de faciliter l’identification du responsable en cas de problème. Il est également possible d’établir un système de points pour déterminer qui est le plus efficace de l’équipe, en attribuant par exemple 10 points pour une tâche bien réalisée et 5 points pour une tâche partiellement réalisée.
Conclusion
Une culture organisationnelle positive en matière de gestion de portefeuille de projets est nécessaire pour atteindre le succès et réaliser les objectifs des entreprises. La création d’une telle culture commence par la formation des membres de l’équipe et leur sensibilisation aux méthodologies de gestion de portefeuille, ainsi que par l’adoption d’une vision stratégique proactive et l’alignement des projets sur la stratégie globale. Une fois mise en place, cette culture permettra à l’entreprise d’atteindre ses objectifs, avec un taux de réussite de 95 %.
