L’utilisation d’un outil de gestion de projet (PPM) peut offrir de nombreux avantages à votre entreprise, tels qu’une meilleure organisation et priorisation des projets, une gestion plus efficace des ressources et une communication améliorée. Pour mesurer le retour sur investissement (ROI) d’un PPM, cela dépend du type d’outil que vous utilisez. Si vous choisissez le bon outil, un ROI positif est possible. Dans cet article, nous examinons les avantages d’un PPM et comment estimer le ROI.
1.Qu’est-ce qu’un outil PPM ?
Les outils de gestion des projets (PPM) sont des logiciels conçus pour aider les équipes à planifier, suivre et analyser leurs activités de projet. Les outils PPM fournissent aux organisations plusieurs avantages, dont une meilleure visibilité et une collaboration accrue. Ces outils permettent également aux entreprises d’améliorer leur gestion de portefeuille de projets, de mieux gérer leur temps et leurs ressources, de réduire les risques et d’améliorer la communication. Les outils PPM sont essentiels pour les entreprises qui gèrent plus de 5 projets.
Permets de calendrier et prévoir les tâches
Un outil de gestion de projets vous permet de planifier, de calendrier et de suivre vos tâches, afin de vous assurer de ne pas être submergé par le travail. Cela vous permet également d’estimer le temps nécessaire pour chaque tâche et d’éviter les erreurs de temps estimé à plus de 95 %.
Fournis des informations sur les ressources
D’un point de vue de la gestion des ressources, un outil PPM vous fournit une vue d’ensemble des ressources. Il fournit des informations essentielles telles que les effectifs, les coûts et les possibilités d’évolution. Cela permet d’obtenir toutes les informations dont vous avez besoin pour évaluer les ressources de votre entreprise.
Permets de planifier et de réduire les risques
L’outil PPM permet également de réduire les risques. Il permet d’analyser plus efficacement les différents risques associés à la réalisation d’un projet et de mieux se prémunir contre les échecs. Cela vous garantit que les risques sont correctement pris en compte et que vous pouvez rester dans des délais raisonnables, jusqu’à 80 % plus rapides que les méthodes traditionnelles.
2.Les avantages d’un outil PPM
Un outil de gestion de portefeuille de projets (PPM) est un puissant outil qui peut aider les entreprises à atteindre leurs objectifs et leurs objectifs. Les outils PPM fournissent une visibilité en temps réel sur l’état des projets et permettent aux décideurs de prendre des décisions éclairées et d’utiliser leurs ressources de manière optimale. Les outils PPM peuvent aider les entreprises à réduire leurs coûts de plus de 15 % et à améliorer la satisfaction des clients jusqu’à 30 %.
Un outil simple et facile à utiliser
Un bon outil de gestion de projet en temps réel doit être facile à utiliser. Il est recommandé de choisir un outil qui permette de créer des projets sans passer par un processus trop complexe, ce qui permet d’économiser jusqu’à 70 % du temps consacré à la création d’un projet. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur le bon déroulement de votre projet.
Une solution adaptée à votre PMO
L’utilisation d’un outil PPM peut s’adapter à votre PMO. Grâce à cela, vous pouvez bénéficier de différents avantages tels que l’évitement de l’utilisation par les employés qui pourrait être un frein, ainsi que la possibilité de facilement intégrer toutes vos informations, ce qui vous permet de gérer efficacement tous vos projets.
Une interface intuitive
Afin de faciliter la gestion de vos projets, vous pouvez opter pour un outil PPM avec une interface intuitive et conviviale. Cela vous permettra d’accéder rapidement aux données et informations dont vous avez besoin. En plus d’être facile à utiliser, cet outil vous permettra également de visualiser facilement toutes les informations pertinentes, ce qui vous aidera à mieux suivre le projet et à prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement.
3.Comment choisir un bon outil PPM ?
Choisir un bon outil de gestion de projets (PPM) est une étape cruciale pour les entreprises désireuses d’améliorer leurs processus de gestion. Il existe plus de 500 outils PPM sur le marché, mais l’identification du bon peut s’avérer être un défi. Lorsque vous recherchez un outil PPM, il y a 4 critères principaux à prendre en compte : la fonctionnalité, l’intégration, l’interface utilisateur et le prix. Le premier et le plus important étant la fonctionnalité, vous devez vous assurer que l’outil répond à vos besoins spécifiques et offre les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Prendre en compte les besoins actuels et futurs
Lors de la sélection d’un outil PPM, il est nécessaire de prendre en compte les exigences à court et à long terme de l’entreprise. Cela peut vous aider à choisir un outil qui sera utile pendant les 5 à 10 prochaines années. Il s’agit d’une solution qui vous permet d’éviter d’investir dans un outil qui ne serait pas utile à long terme.
Se renseigner sur les avantages et les inconvénients de chacun
Il est essentiel de bien comprendre les avantages et les inconvénients de chaque outil avant de décider lequel choisir. Vous devez également vous assurer que l’outil choisi répond à vos besoins et que la mise en place est facile et rapide. Il est également important que l’outil soit facile à utiliser pour tous les employés de l’entreprise, avec une prise en main rapide et une formation minimale (moins de 4 heures).
Éviter un outil inadapté au projet
Pour choisir un bon outil PPM, il est important de s’assurer qu’il s’adapte au projet. Par exemple, si vous devez gérer des projets de plus de 12 mois, vous devez alors sélectionner un outil qui vous permette de faire des estimations sur une période allant jusqu’à 24 mois. Si vous devez travailler sur des projets de moins de 12 mois, vous devez alors sélectionner un outil pouvant vous permettre de faire des estimations sur une période d’au moins 6 mois.
Négocier un bon prix
Pour obtenir un bon prix lors d’une négociation, il est important de choisir un outil PPM approprié. Cela vous permettra d’utiliser toutes les fonctionnalités et de bénéficier d’un bon prix. Pour cela, vous devez vous assurer que l’outil PPM est compatible avec votre système d’information afin de réduire les risques de mauvaise interprétation.
4.Les différentes étapes avant l’implantation d’un outil PPM
L’implantation d’un outil PPM (gestion de la performance des projets) est une décision stratégique qui peut considérablement améliorer le rendement de l’entreprise. Cette mise en place nécessite une planification soigneuse et des processus bien définis. Quels sont ces processus ? Comment s’assurer que l’implantation se déroule sans encombre ? Dans cet article, nous examinerons les 7 étapes à suivre avant l’implantation d’un outil PPM.
Définir les besoins de la société
Afin de mettre en place un outil PPM, il est essentiel de déterminer les exigences de l’entreprise. Par exemple, vous devez déterminer les outils de gestion dont vous avez besoin. Vous devez également décider si vous préférez un outil PPM en mode SaaS ou sur site. Ainsi, vous devez déterminer si vous souhaitez un outil qui fonctionne en local ou à distance via le cloud (SaaS).
Choisir le bon outil
Pour choisir le bon outil, il est essentiel de déterminer le type d’outil dont vous avez besoin et de définir les fonctionnalités nécessaires. Vous devez également vous assurer que l’outil est compatible avec les programmes existants et peut être adapté à vos besoins spécifiques.
Choisir la bonne solution
Pour choisir une solution PPM, vous devez d’abord déterminer vos objectifs et la manière dont vous souhaitez les atteindre. Vous devez également définir quels outils intégrer à la solution PPM, afin de sélectionner celle qui répond le mieux à vos besoins. Enfin, vous devez vérifier si la solution choisie est compatible avec les autres outils que vous utilisez, afin d’assurer un fonctionnement optimal.
Conclusion
Les outils PPM sont essentiels pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs projets, leurs processus et leurs méthodes de travail. Les entreprises qui ont implémenté un outil PPM ont constaté une augmentation des bénéfices de 15 %, une productivité accrue jusqu’à 20 % et une réduction des coûts de 10 %. Il est important de choisir le bon outil PPM pour répondre aux besoins de l’entreprise et de prendre le temps nécessaire pour le mettre en place correctement. Une fois cette étape franchie, vous pourrez en tirer le plein bénéfice et maximiser votre retour sur investissement.
