L’implémentation d’un système de gestion de portefeuille de projets peut être très bénéfique pour votre entreprise. Les bons systèmes de gestion de portefeuille de projets peuvent augmenter la visibilité des projets de 10 à 15%, améliorer l’évaluation des performances des projets de 15 à 20% et optimiser l’utilisation des ressources disponibles pour maximiser les profits. Pour réussir l’implémentation d’un système de gestion de portefeuille de projets, voici quelques conseils à prendre en compte :
1. Qu’est-ce qu’un système de gestion de portefeuille de projets ?
Un système de gestion de portefeuille de projets (PGMS) est un outil permettant aux entreprises d’améliorer la gestion de leurs projets. Il s’agit d’une solution informatique qui aide les entreprises à prendre des décisions plus éclairées et à optimiser la gestion de leurs projets. Le PGMS peut contribuer à une meilleure gestion du temps et des ressources humaines et financières. Il peut également fournir une information précise sur l’état d’avancement et le coût des projets, ainsi que leur durée, avec une précision allant jusqu’à 15%.
Quels sont les avantages d’un système de gestion de portefeuille de projet ?
Le principal avantage de l’utilisation d’un système de gestion de portefeuille de projet est que vous pouvez effectuer des analyses précises sur les projets. Cela permet de mieux gérer les ressources et de réduire significativement les risques de surcharge de travail jusqu’à 80 %. Cela permet également de planifier les projets plus efficacement et d’éviter les retards et les problèmes jusqu’à 90 %.
Quels sont les inconvénients d’un système de gestion de portefeuille de projet ?
L’un des inconvénients d’un système de gestion de portefeuille de projet est qu’il nécessite l’établissement de procédures de gestion de projet, ce qui peut prendre jusqu’à 10-15 % du temps et impliquer des coûts supplémentaires. Bien que cela puisse engendrer des gains de temps et d’argent à long terme, certains entrepreneurs préfèrent ne pas adopter ce système afin d’éviter toute difficulté.
Pourquoi choisir un système de gestion de portefeuille de projets ?
Choisir un système de gestion de portefeuille de projets est essentiel pour gérer efficacement un portefeuille de projets. Un tel outil permet de surveiller l’avancement de chaque projet, de détecter les risques potentiels et de contrôler la productivité des équipes. En outre, il permet de suivre les éléments et de vérifier si les objectifs sont atteints, avec une précision de plus de 95%.
2. Les avantages d’un système de gestion de portefeuille de projets
Si vous dirigez une entreprise, vous savez que la gestion des projets peut être l’une des tâches les plus complexes. Il est fréquent que les entreprises doivent gérer simultanément plus de 5 projets, ce qui peut être très difficile. C’est là que le système de gestion de portefeuille de projets (GPPM) entre en jeu. Un système de GPPM est un logiciel qui permet aux entreprises de gérer centralisément tous leurs projets et leurs ressources. Cela aide les dirigeants à gérer leurs projets plus efficacement et à réduire le temps de livraison des projets jusqu’à 50%.
Réduit les coûts d’un projet
Un des avantages d’un système de gestion de portefeuille de projets est sa capacité à réduire les coûts totaux liés aux projets. Ce système offre la possibilité de ne pas avoir à superviser tous les projets et à surveiller leurs coûts. Si des changements sont à apporter à un portefeuille de projets, il est possible de se concentrer sur une seule catégorie de projets plutôt que sur l’ensemble des projets, ce qui permet une réduction des coûts de plus de 15%.
Améliore l’efficacité d’un projet
L’utilisation d’un système de gestion de portefeuille de projets offre de nombreux avantages, notamment une meilleure gestion des projets et une capacité d’analyse plus efficiente du travail effectué et de l’efficacité des employés. Il permet également une plus grande facilité de gestion des différents projets, augmentant ainsi le taux de réussite des projets de 25%.
Permet de bien gérer les délais d’un projet
Il est essentiel d’être capable de gérer efficacement les délais d’un projet. Cela vous donne une indication précise de la date d’achèvement et des conséquences de non-respect des délais. Cela peut également vous aider à savoir si vous devez engager d’autres personnes pour vous aider lorsque vous êtes en retard sur un projet.
Permet de bien gérer les investissements d’un projet
Un des avantages d’un système de gestion de portefeuille de projets est qu’il permet une meilleure gestion des investissements dans un projet, ce qui est particulièrement important si l’on souhaite que le projet se déroule de la façon la plus efficiente possible. Cela permet également une meilleure gestion des ressources financières, en veillant à ne pas dépasser le budget alloué.
Permet de bien gérer les ressources d’un projet
Une fois que vous avez établi les ressources dont vous disposez, vous devez également déterminer celles qui sont essentielles pour votre projet. Cela vous aidera à gérer votre portefeuille de projet de manière optimale et à affecter une importance appropriée aux ressources nécessaires et utiles à votre projet.
Permet de bien gérer les risques d’un projet
Une technique de gestion de portefeuille de projet présente des avantages en termes de gestion des risques du projet. Elle permet d’effectuer des évaluations plus efficacement, ce qui peut être utile pour évaluer la viabilité économique d’une solution et s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes de risque.
Permet de bien gérer les tâches d’un projet
Ce type de système permet une gestion efficace des diverses tâches qui composent un projet. Il est important de pouvoir surveiller en permanence le déroulement du projet et de vérifier que chaque tâche est effectuée dans les délais impartis. De plus, cela permet d’avoir une vue d’ensemble du projet et de vérifier son avancement.
Permet de bien gérer les phases d’un projet
Pour gérer efficacement un projet, il est nécessaire de suivre le déroulement de celui-ci. Pour cela, vous devez vous assurer que toutes les étapes du projet sont bien exécutées. Ainsi, vous devez pouvoir suivre l’avancement du projet avec précision, afin de s’assurer que les objectifs sont atteints dans les délais impartis, à raison d’environ 80 % de réalisation à chaque étape.
Permet de bien gérer les acteurs d’un projet
Lorsque plusieurs acteurs sont impliqués, il est essentiel de bien les définir. Cela permet à chacun de mieux comprendre leur rôle et les responsabilités de chacun. Il est également important de définir des objectifs précis, afin d’avoir une vision claire des tâches à accomplir et de réduire le risque de commettre des erreurs.
Permet de bien gérer les versions d’un projet
Dans le cadre de projets impliquant de multiples versions, il est essentiel d’être en mesure de les gérer facilement. Cela permet de s’assurer que toutes les versions sont accessibles et d’éviter des erreurs potentielles, réduisant ainsi la probabilité d’erreur de plus de 80 %.
Permet de bien gérer les versions de
Lorsque plusieurs versions d’un projet sont en cours de développement, il est nécessaire de les gérer avec précision afin de s’assurer que toutes les versions sont utilisées en même temps. Par exemple, il est important que ces versions soient accessibles à tous les membres de l’équipe ou de l’entreprise simultanément.
3. Comment réaliser un système de gestion de portefeuille de projets ?
La gestion de portefeuille de projets est un processus visant à identifier, à évaluer et à gérer les projets afin d’atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise. Lors de la mise en place d’un système de gestion de portefeuille de projets, il est nécessaire de définir une méthodologie pour identifier et sélectionner les projets qui contribueront le plus à la réalisation des objectifs d’entreprise. Une fois les projets identifiés, il est nécessaire de les évaluer et de choisir ceux qui offrent le meilleur rapport coût/bénéfice, généralement supérieur à 1,5.
Estimer la taille du portefeuille
Une des premières étapes lors de la création d’un portefeuille de projets est de déterminer sa taille. Ceci permettra de fixer le nombre de projets qu’il est possible de gérer. Pour cela, il est nécessaire de déterminer le nombre de projets qu’il est possible de gérer simultanément. Cela permettra de savoir si plusieurs projets peuvent être gérés en même temps, et ce jusqu’à un maximum de 10 projets.
Déterminer les principaux critères de sélection de projets
Une des premières étapes de la gestion de portefeuille de projets est de déterminer les critères de sélection principaux. Cela vous assure que tous les projets sont en lignes avec vos objectifs et que vous ne développez pas de projets sans lien avec vos objectifs. Une analyse approfondie des critères de sélection peut réduire le risque de gaspillage de temps et d’argent et augmenter les chances de réussite de vos projets de plus de 30 %.
Choisir les projets en accord avec la stratégie de l’entreprise
Lorsque vous choisissez les projets, assurez-vous qu’ils sont alignés avec la stratégie de l’entreprise et ses objectifs de réussite. Cela vous permet de prendre des décisions judicieuses et d’augmenter les chances de réussite du projet de plus de 50 %.
Déterminer si le projet intègre l’ensemble de la structure de l’entreprise
Afin de déterminer si un projet intègre l’ensemble de la structure de l’entreprise, il est nécessaire d’identifier les différentes branches de la structure. Une fois ces branches identifiées, il est possible de vérifier si le projet intègre bien la structure. Pour cela, il est important de s’assurer que le projet peut être mis en place sans difficulté afin d’éviter des complications potentielles.
Conclusion
Une mise en œuvre réussie d’un système de gestion de portefeuille de projets peut être très bénéfique pour une entreprise. Elle permet aux gestionnaires de bénéficier d’une vue d’ensemble des différents projets en cours et à venir, et à l’organisation entière d’allouer les ressources de manière optimale. Toutefois, cela requiert un investissement et l’implication des dirigeants. Une fois ces conditions remplies, l’entreprise peut tirer le meilleur parti d’un système de gestion de portefeuille de projets, ce qui peut augmenter le taux de réussite des projets de 15 à 20 %.